複合機はリースと購入どっち？開業時の費用と選び方

複合機は、月の印刷枚数が多く5年前後使い続けるならリース、枚数が少なく中古で足りるなら購入、期間が読めないならレンタルが向きます。リースは原則として中途解約できないため、設立直後は契約期間と総額を見てから決めると後悔しません。

この記事でわかること

事務所を借りると、内装やネット回線と同じタイミングで複合機の提案が来ることがよくあります。月額だけを見ると手ごろでも、何年払い続けるのか、途中でやめられるのかまで聞かないと判断できません。

ここでは、リース・購入・レンタルの違いを先に押さえ、見積もりを受け取ったときにどこを見れば決められるかを順に整理しました。

複合機のリース・購入・レンタルの違い

3つの違いは、誰の持ち物になるか、途中でやめられるか、最初にいくら払うかの3点に集まります。リースは月々の支払いで新品を使え、購入は自社の資産になり、レンタルは短期でも借りられます。

導入方法ごとの主な違い

項目	リース	購入	レンタル
持ち主	リース会社	自社	レンタル会社
初期費用	ほぼかからない	本体代を一度に払う	ほぼかからない
途中でやめる	原則できない	いつでも手放せる	契約の範囲でできる
機種	自社で選んだ新品	新品・中古から選べる	用意された機種から選ぶ
向く期間	数年使い続ける	長く使う・枚数が少ない	数か月〜期間が読めない

3つの導入方法を比べる

リース

払い方

毎月の定額

強み

初期費用なしで新品を使える

弱み

途中解約は残りを一括で精算

購入

払い方

本体代を一度に

強み

自社の資産。中古なら安く済む

弱み

故障時の保守を自分で手配

レンタル

払い方

毎月の利用料

強み

短期でも借りられ、やめやすい

弱み

月額が割高になりやすい

図：長く使うならリースか購入、期間が読めないならレンタル

リースは「借りる」でも中身は分割払いに近い

複合機のリースの多くは、ファイナンス・リースと呼ばれる形です。リース事業協会の説明では、ファイナンス・リースは「中途解約不能でフルペイアウトのリース」とされています。

フルペイアウトとは、機械の代金や費用をリース料でほぼ全部まかなう仕組みのことです。借りる形をとっていても、実際には分割で買う感覚に近いと考えてください。

レンタルは短い期間向け

レンタルは、レンタル会社が持っている機械を借りる契約です。リースより月額が高めになりやすい一方で、やめたいときにやめやすいのが強みになります。

事務所をいつまで使うか決まっていない会社や、まず数か月だけ様子を見たい会社に向いています。

リースは途中で解約できない｜契約前に決めること

リース契約は、基本的に期間中に解約できません。リース事業協会によると、中途解約する場合は、残りの期間のリース料か、それに相当する違約金を一括で支払うよう契約で定められています。

つまり「事務所を移る」「会社を閉じる」といった事情があっても、残りの支払いは消えません。設立直後の会社ほど、契約の前に次の点を決めておくと安心です。

期間が終わった後は「再リース」か返却

リース事業協会の案内では、期間満了の2〜3か月前にリース会社から通知が来ます。続けて使うなら「再リース」を選び、使わないなら機械を返します。

再リースの料金は、もとのリース料より下がることが多いので、まだ十分に使える機械なら続けるのも手です。見積もりの段階で、再リースの条件も聞いておきましょう。

修理と保守は自社側の負担になる

ファイナンス・リースでは、ユーザーが物件の修繕の義務を負い、販売会社と保守契約を結ぶのが基本です。複合機の場合、保守は「カウンター料金」として印刷枚数に応じて払う形が一般的です。

保守を含めたメンテナンス・リースという形もあります。月額に何が含まれているかは、契約ごとに確かめておきましょう。

見積もりで比べる費用の内訳

複合機の費用は、本体のリース料だけでは決まりません。毎月の総額は、本体・保守（カウンター料金）・消耗品・オプションの合計で見ます。

毎月かかる費用の中身

• 月々の支払い＝本体＋保守＋消耗品＋オプション
• • 本体のリース料機種の性能（印刷速度・カラー）とリース期間で決まる
  • カウンター料金（保守）白黒・カラーそれぞれ1枚あたりの単価×印刷枚数
  • 消耗品トナー代がカウンター料金に含まれるか別払いか
  • オプションFAX回線、増設トレイ、スキャンの連携など

図：月額の安さだけでなく、印刷枚数をかけた合計で比べる

見積もりを並べるときのチェック表

項目	確かめること	見落としやすい点
リース料	月額とリース期間（何か月か）	月額が安い分、期間が長い
カウンター料金	白黒・カラーの1枚単価	カラーの単価が白黒の数倍
基本料金	印刷しなくてもかかる月の最低料金	枚数が少ない会社ほど割高
トナー	カウンター料金に含まれるか	別払いだと月の総額が上がる
期間満了後	再リースの料金・返却の費用	返却時の運搬費

印刷の多くが白黒の書類なら、カラーの単価より、白黒の単価と基本料金の差が大きく響くはずです。カラーのチラシを社内で刷る会社は、カラー単価の差がそのまま毎月の差になります。

複数社の見積もりを同じ条件で並べる

見積もりは、印刷枚数・カラーの割合・機能を同じ条件にして並べないと比べられません。1社だけの提案で決めると、その会社の相場感がそのまま基準になってしまいます。

一括見積もりのサービスを使えば、条件を一度伝えるだけで複数の取扱会社から見積もりが届きます。比べる手間を減らしたい設立直後の代表者に合った方法です。

購入するなら知っておきたい経費の扱い

複合機を買う場合、代金は原則として減価償却で数年に分けて経費にします。ただし金額によっては、買った年にまとめて経費にできる決まりがあります。

購入した複合機の経費の扱い（国税庁 タックスアンサー・令和8年4月1日現在）

取得価額	扱い	主な条件
10万円未満	使い始めた年に全額を経費にできる	取得価額は通常1単位で取引される単位ごとに判定
20万円未満	一括償却資産として3年間で償却できる	選ぶかどうかは任意
40万円未満	中小企業者等は使い始めた年に全額を経費にできる	青色申告・従業員400人以下・年間合計300万円まで

国税庁のNo.5408によると、中小企業者等の少額減価償却資産の特例は、令和8年4月1日以後に取得した資産から「40万円未満」に引き上げられました。改正前は30万円未満で、解説記事の中には古い基準のままのものもあります。

対象は令和11年3月31日までに取得して使い始めた資産です。中古の複合機を40万円未満で買う場合は、この特例が使えるかを顧問の税理士に確かめておきましょう。

中古を買うなら保守の手配まで確かめる

中古の複合機は本体代を抑えられる一方、故障したときの修理を誰に頼むかが問題になります。販売会社の保守契約が付くか、トナーを継続して手に入れられるかを、買う前に確認しておくと安心です。

リースの経理上の扱いは、契約の種類によって変わります。どちらで処理するかは、リース会社の説明とあわせて税理士に相談してください。

設立直後に複合機は本当に要る？

すべての会社に業務用の複合機が要るわけではありません。月の印刷が数十枚程度で、FAXも使わないなら、家庭用のプリンターや外のサービスで足りる場合もあります。

どの方法が合うかの目安

• 月の印刷枚数と、事務所を使う期間で考える
• 1印刷が少なく、FAXも使わない家庭用プリンターや外のプリントサービスで足りる
• 2事務所を使う期間がまだ読めないレンタルで数か月使ってから決める
• 3印刷が多く、数年は同じ事務所リースで新品を入れ、複数社の見積もりで比べる
• 4枚数は中くらいで、初期費用を払える中古の購入。保守の手配と経費の扱いを確かめる

迷ったら、リースと購入の両方で見積もりを取り、期間中の総額を並べて比べる。

図：枚数と期間がわかれば、選ぶ方法はほぼ決まる

リースが向いている会社

リースを急がなくていい会社

事務所の住所をバーチャルオフィスにしている会社は、そもそも複合機を置く場所がないこともあります。住所の選び方はバーチャルオフィスの選び方で取り上げています。

よくある質問

まとめ

この記事のまとめ

複合機は、一度リースを組むと数年単位の付き合いになります。月の枚数と事務所を使う期間を決めてから、複数の見積もりを同じ条件で並べてみてください。

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